Polisi preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd – Phrenetech Cyf (sy'n masnachu fel Arbenigwyr Angladdau)
Fersiwn: 2025.1 Adolygiad diwethaf: Mis Hydref 2025 Adolygiad nesaf: Mis Hydref 2026

Pwy Ydym Ni
Mae Phrenetech Ltd, sy'n masnachu fel Arbenigwyr Angladdau (“ni”, “ninnau”, “ein”), yn gwmni preifat sydd wedi'i ymgorffori yng Nghymru a Lloegr (Rhif Cwmni 13302186) gyda'i swyddfa gofrestredig yn 14 Cotton's Gardens, Llundain E2 8DN.
Ni yw'r Rheolwr Data ar gyfer yr holl ddata personol a data categori arbennig a gesglir neu a dderbynnir mewn cysylltiad â gwasanaeth yr Arbenigwyr Angladdau.
Am bob mater diogelu data cysylltwch â Jason Ghous (Prif Swyddog Gweithredol ac Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth / Swyddog Diogelu Data) yn info@funeralexperts.com.

Pwrpas Prosesu
Rydym yn darparu gwasanaethau llywio galar a chymorth ôl-farwolaeth i deuluoedd a gyfeiriwyd gan Ymddiriedolaethau'r GIG, awdurdodau lleol a sefydliadau partner. Rydym yn prosesu data personol i:

• Derbyn, cofnodi a rheoli atgyfeiriadau

• Darparu cefnogaeth emosiynol, ymarferol ac ariannol i deuluoedd sydd wedi colli rhywun

• Cyfathrebu â thimau'r GIG a'r awdurdodau lleol i gydlynu cymorth

• Monitro ac archwilio ansawdd a chydymffurfiaeth gwasanaeth

• Rheoli ein staff a'n contractwyr

• Gweithredu ein gwefan ac ymateb i ymholiadau

 

Sail Gyfreithlon ar gyfer Prosesu
Ar gyfer data personol rydym yn dibynnu ar Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU – cyflawni tasg gyhoeddus a wneir er budd y cyhoedd o dan ein cytundebau gwasanaeth gyda'r GIG ac awdurdodau lleol.
Ar gyfer data categori arbennig (gwybodaeth iechyd, profedigaeth a gofal cymdeithasol) rydym yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(h) – prosesu sy’n angenrheidiol at ddibenion iechyd neu ofal cymdeithasol – fel y nodir yn Atodlen 1, Rhan 1 o Ddeddf Diogelu Data 2018.
Pan fydd unigolion yn cysylltu â ni'n uniongyrchol drwy'r wefan neu dros y ffôn y tu allan i lwybr atgyfeirio ffurfiol, rydym yn dibynnu ar ganiatâd penodol (Erthyglau 6(1)(a) a 9(2)(a)). Gellir tynnu caniatâd yn ôl unrhyw bryd drwy anfon e-bost at info@funeralexperts.com.

Categorïau o Ddata a Gasglwyd
Rydym yn casglu ac yn prosesu: enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, perthynas â'r ymadawedig, ffynhonnell atgyfeirio, nodiadau achos cymorth, gwybodaeth iechyd neu ofal cymdeithasol sy'n berthnasol i'r brofedigaeth, a sain neu drawsgrifiadau galwadau wedi'u recordio.
Ar gyfer staff a chontractwyr rydym yn prosesu cofnodion cyflogaeth a hyfforddiant at ddibenion llywodraethu.

Sut Rydym yn Derbyn Gwybodaeth

• o 3^rd atgyfeiriadau plaid drwy e-bost, ffôn neu ffurflen ar-lein wedi'i hamgryptio

• Yn uniongyrchol gan unigolion drwy ein gwefan neu linell gymorth

• Drwy atgyfeiriadau gan awdurdodau lleol neu sefydliadau partner

 

Rhannu Data a Phroseswyr
Dim ond gyda phartneriaid awdurdodedig y GIG ac awdurdodau lleol yr ydym yn rhannu data yn unol â Chytundebau Rhannu Data a Lefel Gwasanaeth ffurfiol.

Rydym yn defnyddio proseswyr data cymeradwy o dan gontract i gynnal a rheoli gwybodaeth.

Mae pob prosesydd wedi'i rwymo gan gytundebau prosesu data ac ni chânt ddefnyddio data at unrhyw ddiben heblaw darparu gwasanaethau i ni.

Trosglwyddiadau rhyngwladol
Lle mae data personol yn cael ei brosesu y tu allan i'r DU neu'r AEE (er enghraifft gan Dialpad ar gyfer gwasanaethau trawsgrifio) rydym yn sicrhau mesurau diogelwch priodol drwy Atodiad y DU i Gymalau Cytundebol Safonol yr UE neu fecanweithiau eraill sydd wedi'u cymeradwyo'n gyfreithiol.

Cadw a Dileu
Cedwir cofnodion achosion profedigaeth a gwybodaeth atgyfeirio am saith mlynedd ar ôl cau achos yn unol â gofynion llywodraethu data'r GIG.

Cedwir cofnodion gwefan neu ymholiadau uniongyrchol am uchafswm o ddwy flynedd oni bai bod caniatâd yn cael ei dynnu'n ôl yn gynharach.

Ar ôl y cyfnod cadw caiff data ei ddileu'n ddiogel neu ei ddienwi, gan gynnwys o gopïau wrth gefn lle bo'n dechnegol ymarferol.

Mesurau diogelwch
Rydym yn defnyddio rheolaethau sefydliadol a thechnegol gan gynnwys mynediad yn seiliedig ar rôl, dilysu aml-ffactor, amgryptio wrth orffwys ac wrth gael ei gludo, hyfforddi staff a chofnodi archwilio.
Rydym wedi ein hardystio yn Cyber ​​Essentials Plus ac yn cynnal yswiriant priodol ar gyfer risgiau seiber a data.

Cwcis a Dadansoddeg
Mae ein gwefan yn defnyddio cwcis hanfodol i weithredu a chwcis dewisol ar gyfer dadansoddeg. Rydym yn gofyn am ganiatâd cyn gosod cwcis nad ydynt yn hanfodol. Gweler ein Polisi Cwcis am fanylion.

Eich Hawliau
Mae gennych hawl i gael mynediad at eich data personol, ei gywiro neu ei ddileu, cyfyngu ar brosesu neu wrthwynebu iddo gael ei brosesu, gofyn am gludadwyedd data, a thynnu caniatâd yn ôl lle bo caniatâd yn berthnasol.
Dylid anfon ceisiadau at info@funeralexperts.com. Byddwn yn ymateb o fewn mis i'w derbyn.

Cwynion
Gallwch godi pryderon yn uniongyrchol gyda ni neu gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO):
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Tŷ Wycliffe, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer SK9 5AF Ffôn 0303 123 1113 www.ico.org.uk

Diweddariadau Polisi
Rydym yn adolygu'r hysbysiad hwn yn flynyddol a phryd bynnag y bydd ein prosesu data yn newid. Cyhoeddir fersiynau wedi'u diweddaru ar ein gwefan gyda rhif fersiwn newydd a dyddiad adolygu.